Privacy Statement

Vereniging VoorzieningenFonds Ondernemend Twente te Almelo


vertegenwoordigd door het bestuur (verder genoemd: de Vereniging)
en
VoorzieningenFonds Administratiekantoor (verder genoemd: het Administratiekantoor), gevestigd te Hengelo, Aquamarijnstraat 24, 7554 NS

Partijen verwerken persoonsgegevens van leden. Deze Privacyverklaring is bedoeld om de verwerking(en) van persoonsgegevens en gebruik van beeldmateriaal toe te lichten. In deze privacyverklaring zijn de kaders bepaald hoe er omgegaan wordt met de, soms gevoelige, te delen (persoons)gegevens.

Het doel van de Vereniging is het faciliteren van een inkomensvoorziening in de vorm van een schenkkring.

De secretaris is de Functionaris Gegevensbescherming van Vereniging Voorzieningenfonds Ondernemend Twente. Zij is te bereiken via secretaris@vfot.nl.

A. De verwerking van en de doelen daarvan



De rechten en verplichtingen van de individuele leden enerzijds en de Vereniging anderzijds zijn vastgelegd in het aanmeldingsformulier, de statuten en het Huishoudelijk Reglement. Het aanmeldingsformulier, de statuten en het Huishoudelijk Reglement vormen gezamenlijk de lidmaatschapsovereenkomst. Om het goed functioneren van de vereniging mogelijk te maken delen (aspirant-)leden van de Vereniging persoonsgegevens met elkaar. Deze transparantie betekent ook dat leden openheid geven naar hun medeleden.

Persoonsgegevens, welke het individuele lid heeft doorgegeven aan het Administratiekantoor, zal door deze Partij worden gedeeld met het bestuur en/of leden van de Vereniging. Zie bijlage 1. Deze (persoons)gegevens worden gebruikt voor:

  1. Vetorecht; om de bestaande leden van de Vereniging in staat te stellen een eventueel veto uit te spreken

  2. Ledenbeheer; bij het aangaan van een lidmaatschapsovereenkomst met een nieuw lid van de vereniging, om de rechten en plichten uit de lidmaatschapsovereenkomst over en weer te kunnen nakomen.

  3. Informatieverstrekking over ziek- en herstelmeldingen, alsmede over de schenkingsbedragen.
  4. Informatieverstrekking over overige verenigingszaken.

Gebruik beeldmateriaal (foto- of videomateriaal) – Bij het accepteren van een nieuw lid van de Vereniging wordt door de Vereniging specifiek vermeld dat de Vereniging foto's, aangeleverd door het lid of gemaakt tijdens verenigingsactiviteiten, op de eigen website kan publiceren, delen met de overige leden of laten plaatsen in de media ter ondersteuning van persberichten. Het beeldmateriaal is bedoeld als promotie voor de vereniging en het werven van nieuwe leden. 

B. De verantwoordelijkheid voor de verwerkingen van persoonsgegevens



Het bestuur van de Vereniging beslist de wijze waarop de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt en sluit daarvoor de nodige overeenkomsten met bewerkers. 'Bewerkers' is een wettelijke term waarbij het gaat om de lCT-leveranciers die door de vereniging worden ingeschakeld voor de uitvoering van administratieve en financiële verwerkingen.

C. Delen van persoonsgegevens


De Vereniging deelt persoonsgegevens alleen voor zover dit nodig is om de onder A. genoemde doelen te bereiken. Zie bijlage 1.

D. Geheimhouding en beveiliging



De vereniging heeft de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen ter bescherming van onrechtmatige verwerking en gebruik van de persoonsgegevens:

  1. Alle personen die namens de vereniging kennis hebben kunnen nemen van de persoonsgegevens van de leden, zijn gehouden aan de geheimhouding hiervan.
  2. De Vereniging hanteert op alle systemen en bestanden een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid.
  3. De Vereniging maakt periodiek back-ups van de persoonsgegevens.
  4. De maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

De bewerkers (IT leveranciers) wordt bovendien verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens. Zij worden ook verplicht tot melding van een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van de persoonsgegevens die door hem worden verwerkt.

E. Toestemming en rechten van de leden



De Vereniging zal elk (aspirant-)lid informeren over welk van hun persoonsgegevens voor welk doel verwerkt wordt, door het per e-mail overhandigen van dit privacybeleid. Hiermee geeft het lid automatisch toestemming voor verwerking van de persoonsgegevens en gebruik van beeldmateriaal. Via een e-mailbericht aan het bestuur van de Vereniging (info@vfot.nl) kan, met duidelijke omschrijving van het beoogde: a) de toestemming worden ingetrokken; b) een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming worden ingediend indien de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienen zijn dan wel anderszins in strijd met wettelijke voorschriften worden verwerkt; c) een klacht worden ingediend over de verwerking van persoonsgegevens en gebruik van beeldmateriaal door de Vereniging.

De Vereniging streeft er naar zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of de klacht te reageren. Het verzoek tot intrekken van de toestemming voor verwerking of verwijdering van de persoonsgegevens heeft consequenties voor het (aspirant-)lidmaatschap. Afhankelijk van het verzoek gelden de volgende consequenties: einde lidmaatschap, einde deelname aan de schenkkring, geen (tijdige) informatieverstrekking of een nader, door het bestuur van de Vereniging met het betreffende lid, overeen te komen consequentie.

De Vereniging wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

F. Bewaren van persoonsgegevens



De Vereniging bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Maximaal 5 jaar na het laatste gebruik worden de persoonsgegevens uit de systemen van de Vereniging verwijderd.

G. Website en Cookies



Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw apparaat (computer, tablet of smartphone).

In Bijlage 2 staat beschreven of er; a) gebruik wordt gemaakt van cookies, b) van welke cookies gebruik wordt gemaakt, c) welke gegevens worden verzameld en d) voor welk doel de gegevens worden verzameld.

H. Wijziging Privacyverklaring



Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacybeleid, dan kunt u contact opnemen met het bestuur van de Vereniging via info@vfot.nl of het Administratiekantoor op administratie@voorzieningenfonds.nl. Uiteraard worden goede suggesties ten zeerste gewaardeerd.

De Vereniging behoudt zich het recht voor om Bijlage 2 (m.b.t. artikel G) van deze privacyverklaring, te allen tijde en zonder kennisgeving vooraf, te wijzigen. Elke verandering wordt kenbaar gemaakt per e-mail of op de website van de Vereniging. De meest recent gepubliceerde versie zal steeds van toepassing zijn.

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 06-01-2020 (wijziging: bijlage 2 toegevoegd).


Bijlage 1

 

Definities en uitleg

VFB: VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A.
VFA: VoorzieningenFonds Administratiekantoor
VFV: Vereniging(en) VoorzieningenFonds
Leden: Leden aangesloten bij een VFV
Aspirant leden: Voornemend om zich aan te sluiten bij een VFV
Verzameldoel Het vastleggen en doorgeven van benodigde persoonsgegevens aan partijen die samenwerken met VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor om het hiervoor omschreven doel te kunnen bereiken.

 

(Persoons)gegevens wordt gedeeld met:
  VFB/VFA Bestuur VFV Leden Aspirant leden
1. Achternaam X X X X
2. Voorletters X X X  
3. Voornaam X X X X
4. Straat X X X  
5. Postcode X X X  
6. Plaats X X X X
7. Geslacht X X X X
8. Geboortedatum X X X  
9. Geboortejaar X     X
10. E-mailadres X X X  
11. Telefoonnummer mobiel X X X  
12. Telefoonnummer vast X      
13. IBAN - privérekening X      
14. Bedrijfsnaam X X X  
15. Bedrijfsactiviteit X X X X
16. KvK nr X      
17. Gekozen schenkingsbedrag X X X  
18. IBAN - particuliere VF-rekening X X    
19. Datum 1e inleg (start deelname) X X    
20. 1e ziektedag X X    
21. 1e Schenkingsdag X X X  
22. Laatste ziektedag X X    
23. Laatste schenkingsdag X X X  

 

 

Bijlage 2: Cookies en verzamelde gegevens op de website

 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Vereniging Voorzieningenfonds Ondernemend Twente gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Voorkeursinstellingen worden niet in cookies opgeslagen. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.


Verzamelde gegevens op de website

Op de website van de Vereniging Voorzieningenfonds Ondernemend Twente verzamelen we alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website.

Voor de informatievoorziening naar de leden worden de volgende gegevens vastgelegd. Deze gegevens worden door het lid zelf beheerd via het persoonlijke profiel.

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Straat
  • Postcode
  • Plaats
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • Bedrijfsactiviteit

Voor het registreren van ziek- en betermeldingen zijn de volgende gegevens benodigd:

  • Lidnummer
  • 1e Ziektedag
  • Percentage ziek
  • Laatste ziektedag

Alle hierboven genoemde gegevens zijn alleen toegankelijk voor leden, en zijn met passende technische maatregelen afgeschermd.